O factură trecută de scadență nu se rezolvă doar prin retrimiterea PDF-ului. Firma trebuie să știe ce termen de plată a acceptat clientul, dacă bunurile ori serviciile au fost livrate conform contractului și când a primit clientul factura. Abia după această verificare, o solicitare de plată poate indica precis suma, scadența și documentele pe care se bazează.

În România, Legea nr. 72/2013 reglementează întârzierile de plată din anumite contracte între profesioniști și din cele cu autorități contractante. Nu transformă orice factură într-o creanță incontestabilă. Textul de mai jos este un ghid editorial, nu opinie juridică pentru un litigiu concret; clauzele contractuale și probele pot schimba analiza.

Începe cu dosarul facturii, nu cu o somație generică

Pune la un loc contractul sau comanda acceptată, factura, dovada transmiterii ei, procesul-verbal de recepție ori altă dovadă de livrare și corespondența despre eventuale obiecții. O factură poate părea restantă în tabelul intern, dar clientul poate contesta cantitatea, calitatea, persoana care a aprobat comanda sau chiar data de la care curge termenul. Identificarea diferenței economisește timp și împiedică o cerere formulată pe o sumă greșită.

Verifică și dacă au existat plăți parțiale sau compensări convenite. În registrul de încasări, separă principalul rămas de dobânzi și de alte costuri. Dacă o plată a fost făcută, dar nu a fost alocată facturii corecte, problema poate fi una de reconciliere contabilă, nu de neplată. Cere contabilului confirmarea soldului înainte de a escalada disputa.

Ce comunici clientului după scadență

Un mesaj util spune numărul și data facturii, suma rămasă, termenul contractual, contul de plată și un termen rezonabil pentru răspuns. Atașează documentele relevante sau oferă-le pe un canal securizat. Întreabă explicit dacă există o obiecție privind livrarea sau doar o problemă de procesare internă. Păstrează dovada expedierii și răspunsul primit.

Evită să accepți verbal o nouă scadență fără să notezi ce s-a convenit. Dacă accepți un plan de plată, scrie tranșele, datele și tratamentul sumei rămase. O promisiune vagă de tipul „plătim curând” nu ajută firma să planifice salariile, taxele și plățile către furnizori.

Dobânzi și costuri de recuperare

Portalul european Your Europe explică regulile europene privind dobânzile pentru întârzieri în tranzacții comerciale și compensația minimă de 40 € pentru costurile de recuperare. În dreptul român, art. 10 din Legea nr. 72/2013 prevede că, dacă sunt îndeplinite condițiile întârzierii, creditorul poate pretinde contravaloarea în lei la data plății a 40 €. Aceasta nu înseamnă că orice restanță a unui consumator intră sub aceeași regulă; verifică tipul raportului contractual.

Legea mai leagă dobânzile penalizatoare de îndeplinirea obligațiilor creditorului și de neplata la scadență, cu excepțiile prevăzute în text. Nu adăuga automat o dobândă calculată după un procent găsit într-un articol vechi. Verifică mai întâi contractul, forma actuală a legii și perioada exactă de întârziere. Pentru sume importante ori un client care contestă datoria, cere o opinie profesională înainte de a formula o cerere formală.

Cum îți protejezi numerarul între timp

Factura emisă este un drept de încasare, dar nu este numerar în cont. În prognoza de trezorerie, marchează separat încasările certe, cele întârziate și cele contestate. Nu baza o plată scadentă mâine pe promisiunea unui client care a ratat deja termenul. Dacă întârzierea afectează mai multe facturi, discută devreme cu furnizorii despre termenele tale, fără să ascunzi problema în estimări optimiste.

Pentru o firmă mică, această evidență poate fi simplă: client, factură, scadență, sold, ultima discuție, următorul pas. Actualizeaz-o după fiecare încasare. Dacă iei în calcul finanțarea pe baza creanțelor, compară costul total, cine suportă riscul de neplată și ce notificări vor primi clienții. Finanțarea nu face o factură contestată să devină automat încasabilă.

Ghidul nostru despre fluxul de numerar al unei firme mici explică planificarea generală. Pentru o factură anume, pasul imediat este mai concret: reconciliază documentele și trimite clientului o solicitare identificabilă, pe care o poți urmări.

Întrebări frecvente

Pot cere automat 40 € pentru o factură întârziată?

Art. 10 din Legea nr. 72/2013 condiționează suma de îndeplinirea condițiilor întârzierii la plată în raporturile reglementate. Verifică natura contractului și situația facturii.

Ce fac dacă clientul spune că nu a primit factura?

Verifică dovada transmiterii și datele de contact convenite. Retrimite documentul pe canalul acceptat și păstrează confirmarea; data primirii poate conta pentru calculul termenului.

Surse: Portalul Legislativ, Legea nr. 72/2013; Comisia Europeană, întârzierea plăților; Your Europe, dobânzi și compensații.

Imagine editorială generată digital: documente albe ilustrative, fără date despre o firmă sau factură reală.